Der Aufbau des Budgets hängt von der Funktion des Hotels oder der Einrichtung ab. Ein Hotel oder eine Einrichtung kann in kleinerem oder größerem Maßstab betrieben werden. Je größer sie sind, desto komplexer wird es.
In einem kleineren Hotel oder einer kleineren Anlage gibt es in der Regel ein Front Office, Housekeeping und Wartung, und die Ausgaben werden hauptsächlich vom Eigentümer über den General Manager kontrolliert. Er war der Hauptentscheidungsträger bei der Erstellung des Jahresbudgets mit Unterstützung eines Buchhalters oder einer Buchhaltungsfirma. Der veranschlagte Betrag, der für den Betrieb des gesamten Jahres benötigt wird, basiert auf den in den Vorjahren angefallenen Ausgaben und anderen damit verbundenen Ereignissen, die sich auf die Erstellung des Budgets für das kommende Jahr auswirken.
In einem größeren Hotel können die Ausgaben sehr kompliziert sein, da der Betrieb von den Abteilungen, die für den reibungslosen Betrieb des Hotels eingerichtet wurden, abhängt. In einigen internationalen Hotels wird das Budget von den einzelnen Abteilungsleitern mit Unterstützung des Finanzkontrolleurs und des Generaldirektors erstellt und dann dem Eigentümer/der Gesellschaft zur Genehmigung vorgelegt. Nach der Genehmigung ist jeder Abteilungsleiter dafür verantwortlich, dass das zugewiesene Budget auf der Grundlage des Belegungsgrades überwacht und kontrolliert wird. Der Generaldirektor erhält am Monatsende eine Kopie der Budgetergebnisse und bespricht sie mit dem Abteilungsleiter.
Beispiele für Abteilungen in einem größeren Hotel sind: Verwaltung, Front Office, Housekeeping, Wäscherei, Technik, Food & Beverage, Küche, Finanzen, Personalwesen, Freizeit und alle anderen Abteilungen, die für die Funktion und den reibungslosen Betrieb des Hotels eingerichtet wurden. Jede dieser Abteilungen hat Unterabteilungen, wie z.B. Front Office mit Reservierung und Bell Service/Concierge; Housekeeping mit Wäscherei, Uniform, Wäsche, Schneiderei, Blumenladen, Garten- und Landschaftsbau, Polsterei (letztere kann auch der Technik zugeordnet werden); Technik mit Zimmerei, Maurer, Elektrotechnik, Mechanik, Computertechniker usw.Essen und Trinken mit Bankett und Außengastronomie; Küche mit Konditorei; Finanzen mit Einkauf, Wareneingang und Lagerung; Freizeit mit Schwimmbad, Golfplatz, Tennisplätzen, Spa usw.; Personalwesen mit Ausbildung und Klinik.
Das Housekeeping und andere Abteilungen des Hotels arbeiten mit zwei Arten von Budgets. Das Betriebsbudget und das Investitionsbudget.
1) Operatives Budget ist die Zuteilung von Ausgaben für jeden Posten, der von der Abteilung für einen reibungslosen Betrieb benötigt wird. Im Falle des Hotelbetriebs basiert die Kontrolle der Ausgaben auf dem Belegungsgrad. Der für den Monat veranschlagte Betrag kann variabel sein, da es bestimmte Zeiträume gibt, in denen die Belegungsprognosen in anderen Gebieten oder Ländern unzuverlässig oder unvorhersehbar sind.
Das grundlegende Betriebsbudget des Housekeeping sieht wie folgt aus:
a) Personalausstattung
b) Wäsche und Handtücher
c) Gästebedarf & Annehmlichkeiten
d) Reinigungsmittel
e) Wäschereibedarf
f) Maschinen, Werkzeuge und Ausrüstung
g) Dekoration
h) Sonstiges
i) Druckerei und Schreibwaren
Es gibt Haushaltsposten oder Abschnitte in der Haushaltsführung, die normalerweise auf andere Abteilungen aufgeteilt werden, wie z.B. die folgenden:
1) Reparaturen und Instandhaltung
Diese Art des Betriebsbudgets wird normalerweise zwischen Haushalt und Technik aufgeteilt
2) Einheitlicher Haushalt
Die Ausgaben für Uniformen werden von der leitenden Hausdame vorbereitet, wobei Eleganz, Komfort, Haltbarkeit, Stil, Farben und Funktionalität der für jede Abteilung ausgewählten Uniformen berücksichtigt werden. Sobald ein bestimmter Uniformstil ausgewählt wurde, wird dieser mit der betreffenden Abteilung abgestimmt, und wenn die leitende Hausdame die Genehmigung erhält, legt sie diese dem Generaldirektor zur Gesamtkoordinierung der Stile, Farben, Funktionalität usw. vor, die die richtige Wahrnehmung des gesamten Hotels in den Augen der Gäste widerspiegelt. Der letzte Schritt besteht darin, sie an den Finanzkontrolleur weiterzuleiten, damit dieser die für die einzelnen Abteilungen veranschlagten Beträge zuweisen kann.
3) Dekoration
Das Housekeeping ist eine der Abteilungen im Hotel, die bei der Verschönerung des Hotels innerhalb und außerhalb des Gebäudes hilft und assistiert. Bei der Dekoration kann es sich um Blumenarrangements, frische und künstliche Blumen handeln, je nach den Richtlinien des Hotels, da es Hotels gibt, die die Verwendung künstlicher Blumenarrangements aus Gründen der Brandgefahr verbieten, Bilderrahmen, Statuen, Schnitzereien, Wandteppiche, Artefakte und viele andere sind Beispiele für Dekorationen. Blumenarrangements werden im Hotel am häufigsten benötigt, sei es für die Gästezimmer, die Gastronomie, die Außengastronomie, die Hotellobby, Kongresszentren und andere Bereiche, in denen Blumenarrangements benötigt werden.
4) Druck und Schreibwaren
Die beiden Abteilungen Front Office und Housekeeping teilen sich dieses Budget.
5) Sonstiges
Diese Art von Budget kann je nach Art der anfallenden Kosten zwischen der Hausverwaltung und jeder anderen Abteilung aufgeteilt werden.
Die zweite Art des Haushaltsbudgets sind die Investitionsausgaben (CAPEX)
Das Investitionsbudget ist die Zuweisung von Mitteln für ein bestimmtes Projekt oder für Gegenstände, die den Betrieb des Hotels unterstützen und fördern. Im Falle des Housekeepings kann es sich um Projekte handeln, die einen Ersatz oder einen zusätzlichen Wagen für das Housekeeping, eine Waschmaschine und einen Trockner für die Wäscherei, den Bau einer neuen Wäscherei für externe Kunden, den Ersatz von Staubsaugern, den Ersatz von abgenutzten Betten oder Möbeln erfordern, was normalerweise etagenweise oder abschnittsweise erfolgt. In der Regel wird der CAPEX-Fonds auf die gleiche Weise zugewiesen, wie das Betriebsbudget für das kommende Jahr zugewiesen wurde. Daher werden jedes Jahr Projekte durchgeführt und abgeschlossen, insbesondere wenn die Gegenstände eine bestimmte Lebensdauer haben und jedes Jahr ersetzt werden. Auf diese Weise wird das Hotel oder die Anlage gut gewartet, ausgestattet und wie neu erhalten. Durch den CAPEX-Fonds funktioniert die Instandhaltung des Hotels am besten, und gleichzeitig wird die Abschreibung von Gegenständen in großen Mengen vermieden, die schwer zu beheben sind, da sie große Summen erfordern.
Um ein reibungslos funktionierendes und gut gewartetes Hotel oder eine Anlage zu haben, ist es daher wichtig, dass die Zuweisung von Mitteln für den Betriebsbedarf und die Instandhaltung des Hotels auf der Grundlage des Belegungsprozentsatzes effektiv gehandhabt und überwacht wird, wobei die Leiter der Schlüsselabteilungen wissen, wie sie ihr Budget entsprechend anpassen können. Das für die Erstellung des Budgets verantwortliche Schlüsselpersonal sollte dafür sorgen, dass die zugewiesenen Mittel gezielt für den vorgesehenen Zweck ausgegeben werden. Die Verfolgung des gesetzten Ziels wird zu einer nicht enden wollenden Aufgabe, bei der kein bestimmtes Ziel erreicht werden kann. Wenn man nicht in der Lage ist, den Verwaltungshaushalt wirksam zu überwachen, führt dies zum Niedergang der Investitionsausgaben.
Investitionsbudget ist ebenso wichtig wie Verwaltungshaushalt wenn es um die Hotellerie geht.
