Das Housekeeping ist eine der Abteilungen in einem Hotel, die die meisten Großausgaben und Verbrauchsartikel hat. Dazu gehören Badartikel wie Shampoo, Spülung, Körperlotion oder Feuchtigkeitscreme, Eau de Cologne, Gesichtsseife und Körperseife; Badetuch, Handtuch, Gesichtshandtuch, Badematte, Bademantel, Gummimatte; Bettlaken, Kissen, Kissenbezug, Kopfkissen, Nackenkissen, Matratzenauflage, Decke, Bettdecke/Bettbezug; Toilettenpapier, Papiertücher; Kaffeemaschine, Kaffeebeutel, Zucker, Bügelbrett, Bügeleisen, Wecker, Kochutensilien, Geschirr und Besteck, Zahnbürste und Zahnpasta, Drucksachen, Schreibwaren, Briefumschläge, Notizblöcke, Kugelschreiber, Ordner, Telefonbuch, Bibel oder Koran können die Gesamtkosten des Hotels erheblich beeinflussen.
Dies sind variable Güter, die, wenn sie verbraucht, beschädigt oder verloren gehen oder nicht mehr dem Standard entsprechen, weggeworfen oder aus dem Verkehr gezogen werden. Sobald sie aus dem Verkehr gezogen oder verbraucht sind, müssen die gleichen Mengen wieder aufgefüllt oder mit einem zusätzlichen Aufschlag ersetzt werden, um den hohen Standard oder die Qualität der Dienstleistungen im Hotel aufrechtzuerhalten.
Anlagegüter wie Zimmermöbel und -einrichtungen wie Betten, Kühlschränke, Fernsehgeräte, Spiegel, Sofas, Sessel, Liegestühle, Tische, Telefone, Lampen, Kopfteile, Klima-/Heizungsanlagen usw. können sehr kostspielig sein, wenn sie beschädigt oder nicht mehr dem Standard entsprechend sind. Diese Gegenstände werden in der Regel in das Investitionsbudget aufgenommen, insbesondere wenn eine Renovierung erforderlich ist. Handelt es sich jedoch nur um ein oder zwei Stücke, kann dieser Betrag in den Betriebshaushalt eingestellt werden.
Bei den Maschinen und Ausrüstungen sind Hausmeisterwagen und Staubsauger die wichtigsten Hilfsmittel für die Reinigung und Pflege der Gästezimmer und öffentlichen Bereiche des Hotels. Maschinen wie Teppichshampoo- und Wasserextraktionsmaschinen, Rotationsmaschinen für Teppichshampoo, Bodenschrubber und -polierer, Nass- und Trockensauger, hydraulische Hebebühnen usw. sind weitere Hochleistungsmaschinen, die zur allgemeinen Reinigung des Hotels beitragen. Auch diese sind im Investitionsbudget enthalten.
Für den Wäschebereich sind Waschmaschine, Waschmaschine, Trockner, Trockenreinigungsmaschine, Wäschefaltmaschine/-kalender, Tische, Wagen, Wäschesortierboxen, bewegliche Kleiderbügelstangen, Drucker für die Gästewäsche usw. Investitionsausgaben, während Waschmittel, Bleichmittel, Fleckenentferner, Trockenreinigungsflüssigkeit, ph-Wert-Wasseraufbereitungslösung usw. zum Betriebsbudget gehören.
Die Auflistung aller detaillierten Posten, die an der Erstellung des Budgets beteiligt sind, gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie kompliziert die Erstellung des Haushaltsbudgets ist.quote>
Bei den oben genannten zahlreichen Posten sind die verbrauchbaren oder schnelllebigen Posten die wichtigsten Posten bei der Aufstellung des Haushaltsplans. Die verbrauchbaren Posten sind im Betriebsbudget enthalten. Die Posten des Anlagevermögens sind im Investitionsbudget oder CAPEX enthalten.
Das Betriebsbudget wird jährlich erstellt und dem Direktor für Finanzen zur weiteren Prüfung und zur endgültigen Festlegung des Gesamtbetrags in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter vorgelegt. Das Betriebsbudget basiert immer auf dem prognostizierten Belegungsprozentsatz für das nächste Jahr. Zum Beispiel:
Posten: Toilettenpapier @ $0,50/Rolle
Verbrauch 2008 bei 50% Auslastung = 50.000 @ $0,50 =$25.000,00
Prognostizierter Belegungsgrad 2009 ist 75%.
75%- 50% = 25% ( 25% von 50.000 =12.500)
(50% + 25%= 75%) = ( $25,000.00 +$12,500.00 = @37,500.00)
Die verbleibenden Posten werden auf die gleiche Weise berechnet, bis alle erforderlichen Posten im Haushalt des nächsten Jahres enthalten sind.
Das Budget für Investitionsausgaben ist für bestimmte Gegenstände oder Projekte bestimmt, die zur Verbesserung des Gästeservices oder des Hotels selbst ersetzt, hergestellt oder gebaut werden müssen. Zum Beispiel:
Die Hotelleitung möchte mit Zustimmung des Hoteleigentümers den Wäscheservice auf Nicht-Hotelgäste oder externe Kunden ausweiten. Da es sich bei dem Projekt um eine „Wäscherei“ handelt, wird vom Auftragnehmer ein Kostenvoranschlag für den Bau der Wäscherei, die zusätzlichen Wäschesäcke für Gäste/Kunden, die Liste der Wäschereien und chemischen Reinigungen und die zusätzlichen Arbeitskräfte für den Kundendienst usw. verlangt. Die Kosten für den Bau der Wäscherei belaufen sich auf 35.000,00 $, für zusätzliche Wäschesäcke und -listen auf 5.000,00 $ und für zusätzliches Personal auf 9.000,00 $ jährlich.
Die 35.000,00 $ werden in die Investitionsausgaben einbezogen, während die zusätzlichen Wäschesäcke/-listen und Arbeitskräfte in das Betriebs- und Personalbudget aufgenommen werden.
Das Betriebsbudget ist also für die Verbrauchsartikel bestimmt, während die Investitionsausgaben für spezielle Projekte oder kostspielige Artikel vorgesehen sind. Es gibt auch bestimmte Posten, die von Front Office und Housekeeping gemeinsam genutzt werden. Die Kosten für diese Posten werden zwischen den beiden Abteilungen aufgeteilt. Wenn es um die Wartung geht, stellt die technische Abteilung dem Housekeeping alle erbrachten Dienstleistungen in Rechnung, wie z. B. die Wartung der Maschinen, für die sie Teile und Arbeitskräfte bereitstellen muss. Um solche Kosten zu vermeiden, ist es wichtig, dass die hauswirtschaftlichen Maschinen mit Sorgfalt behandelt werden.
Die Überwachung des Betriebsbudgets ist der wichtigste Teil des Geschäftsbetriebs. Mit der modernen Technologie und der Computersoftware ist es möglich, die Gesamtausgaben täglich zu aktualisieren und sie mit dem geplanten Betrag zu vergleichen, um eine Überschreitung des Budgets zu verhindern. Am Monatsende verteilt die Buchhaltungsabteilung Kopien des Budgetergebnisses des letzten Monats an den Geschäftsführer und die Abteilungsleiter, damit diese prüfen und analysieren können, wo ihr Budget eingehalten wurde und wo nicht. Der Generaldirektor verlangt von den Abteilungsleitern, die ihr Budget überschritten haben, einen angemessenen Bericht, da er sowohl gegenüber dem Unternehmen als auch gegenüber dem Hoteleigentümer rechenschaftspflichtig ist.
